Статьи · для крюинга · Батуми
Электронный архив документов моряков
Паспорт, мореходная книжка, дипломы, сертификаты STCW, медицина, визы — у каждого моряка десятки документов, и у каждого свой срок. Если сканы лежат в почте, мессенджерах и на разных компьютерах, нужный файл ищут полчаса. Порядок наводится один раз.
Сканирование
- Сканер с автоподачей и двусторонним сканированием — документы идут пачками.
- PDF, 300 dpi, цвет — такие сканы читаются и печатаются без проблем.
- Распознавание текста (OCR) — тогда по номеру документа можно искать.
Названия и папки
Одно правило для всех сотрудников, например: Фамилия_Имя_документ_срок.pdf — Beridze_Giorgi_passport_2031-05.pdf.
- Папка на каждого моряка, внутри — по типам документов.
- Сроки документов — не только в имени файла, но и в базе с напоминаниями.
- Старые версии — в подпапку «Архив», а не в корзину.
Доступ и копии
- Общая папка на сервере или в облаке — не на рабочем столе у менеджера.
- Права по ролям: каждый видит то, что нужно ему для работы.
- Резервная копия каждый день, одна копия — вне офиса.
- Паспорта и дипломы не пересылать через личные мессенджеры.
Что делаю я
Подбираю и настраиваю сканер, делаю структуру папок и правило названий, общую папку с правами доступа и ежедневные копии, переношу старые сканы. Если нужна программа — сроки документов с напоминаниями и анкеты судовладельцев в один клик.
FAQ
Вопросы и ответы
Облако или сервер в офисе?
Зависит от числа сотрудников и бюджета. Часто лучший вариант — облако плюс копия в офисе. Подскажу после знакомства с вашей работой.
Что со старыми сканами в почте?
Перенесу их в новую структуру и проверю, чтобы ничего не потерялось.
Ещё для крюинга
IT для крюинговых компанийПисьма крюинга в спаме: SPF, DKIM и DMARC простыми словамиМошенники от имени крюинга: как защитить имя компанииМесто для онлайн-тестов и видеособеседований моряковДанные моряков: 10 правил безопасности офисаIT-чек-лист крюингового офиса: 20 пунктов на 10 минутВакансии для моряков: сайт, Telegram и Facebook за минутуВсе статьи